FAQ

Häufige Fragen zum Thema büroarchiv.

Allgemein

Die Abkürzung OCR steht für „Optical Character Recognition“ und ist besser bekannt als „Texterkennung“. Hierbei werden Dokumente digital auf Buchstaben, Zahlen oder andere Zeichen überprüft. Die gefundenen Zeichen werden in einer unsichtbaren Maske über das Dokument gelegt, wodurch das gesamte Dokument durchsuchbar gemacht wird. Man kann im Dokument nach Textinhalten suchen, diese markieren oder kopieren.

PDF/A3 ist ein Dateiformat nach ISO-Standard für eine Langzeitarchivierung von PDF-Dokumenten.

Eine Datenbank ist ein elektronischer Datenspeicher, welcher besonders mit großen Datenmengen effizient umgehen und logische Zusammenhänge abbilden muss.

– Updates (Versionspflege)
Wir stellen Ihnen für den reibungslosen Ablauf von büroarchiv stets die aktuellsten
Software-Updates zur Verfügung.

– Telefonsupport und Fernzugriff
Im Falle eines Falles schaffen wir schnelle Abhilfe per TeamViewer und stehen auch telefonisch oder per E-Mail zu Ihrer Verfügung (innerhalb der Öffnungszeiten).

– 4 Stunden Reaktionszeit
Im Störfall liegt die Reaktionszeit in der Regel bei weniger als 4 Stunden nach der Meldung (innerhalb der Öffnungszeiten).

– Prüfen und Pflegen im technischen notwendigen Umfang
– Beseitigen von Störungen
– Ersatzteile und Arbeits-/Fahrtzeit

büroarchiv wird in Deutschland programmiert.

Wir übernehmen für Sie Wartungs- und Servicearbeiten an dem System. Diese können vor Ort oder per Fernwartung durchgeführt werden. Die Installation wird in den meisten Fällen direkt vor Ort durchgeführt. Der Service erfolgt für gewöhnlich innerhalb der normalen Öffnungszeiten. Bei Bedarf können auch Termine außerhalb der Öffnungszeiten vereinbart werden.

Der Austausch eines defekten Systems erfolgt innerhalb von ca. 48 Stunden. Die Wiederherstellung Ihrer Daten ist abhängig vom Umfang und der Größe Ihres Systems.

Rechtlich

Die für Papierdokumente geltenden Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung gelten auch für digital bzw. elektronisch archivierte Dokumente:

– Grundsatz der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit
§ § 145 Absatz 1 AO, § 238 Absatz 1 Satz 2 und Satz 3 HGB

– Grundsätze der Wahrheit, Klarheit und fortlaufenden Aufzeichnung
§ Vollständigkeit (§ 146 Absatz 1 AO, § 239 Absatz 2 HGB)
§ Richtigkeit (§ 146 Absatz 1 AO, § 239 Absatz 2 HGB)
§ Zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen (§ 146 Absatz 1 AO, § 239 Absatz 2 HGB)
§ Ordnung (§ 146 Absatz 1 AO, § 239 Absatz 2 HGB)
§ Unveränderbarkeit (§ 146 Absatz 4 AO, § 239 Absatz 3 HGB)

Ja, in aller Regel dürfen die Dokumente nach der digitalen Archivierung vernichtet werden. In der GoBD 9.3-140 steht dazu:
„Nach dem Einscannen dürfen Papierbelege vernichtet werden […]“
Die vollständige GoBD mit detaillierten Informationen finden Sie unter:

http://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Weitere_Steuerthemen/Abgabenordnung/Datenzugriff_GDPdU/2014-11-14-GoBD.html

Die Verfahrensdokumentation nach GoBD (bis 2015 „GoBS“) dient als Nachweis, dass die Anforderungen des Handelsgesetzbuches (HGB), der Abgabenordnung (AO), der GoBS und der GoBD für die Aufbewahrung von Daten und Belegen während des gesamten Archivierungsprozesses erfüllt sind. Daher ist es ratsam eine Verfahrensdokumentation zu erstellen, sobald Sie ihre Dokumente elektronisch bzw. digital archivieren. Die Verfahrensdokumentation beschreibt das gesamte Verfahren
– der Erfassung,
– der Indizierung,
– der Speicherung,
– des eindeutigen Wiederfindens,
– der Absicherung gegen Verlust und Verfälschung und
– der Reproduktion der archivierten Informationen, die nach Handelsrecht und steuerrechtlichen Vorgaben aufbewahrt werden müssen.

Umfang und Aufbau einer Verfahrensdokumentation sind nicht vorgeschrieben. Qualitativ ausreichend und vollständig ist die Verfahrensdokumentation, wenn ein unabhängiger Dritter auf Basis der Dokumentation den ordnungsgemäßen Einsatz der gesamten Lösung überprüfen kann.

Gerne stehen wir Ihnen bei der Erstellung einer Verfahrensdokumentation zur Seite.

Seit dem 01. Januar 2017 gelten die Verordnungen der GoBD uneingeschränkt. Diese schreiben vor, dass aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige Dokumente und Unterlagen in der eingegangen Form aufbewahrt werden müssen. Das heißt, dass relevante E-Mails, z.B. mit Eingangsrechnungen, nicht mehr ausschließlich in ausgedruckter Form aufbewahrt werden dürfen. Eingehende E-Mails (samt Anhängen) müssen demnach für den gesamten Zeitraum der Aufbewahrungsfrisst gespeichert werden.
Das büroarchiv erfüllt alle Anforderungen der GoBD zur Aufbewahrung digitaler Dokumente und Unterlagen und ermöglicht Ihnen Ihre E-Mails, inklusive aller Anhänge, revisionssicher, einfach und schnell digital zu archivieren.

Das büroarchiv bietet die Möglichkeit mit einem Transferverzeichnis zu arbeiten. Das heißt, Ihre Ein- oder Ausgangsrechnungen werden manuell oder automatisch in das Transferverzeichnis kopiert. Ihr Steuerberater kann dieses Verzeichnis, z.B. mit Datev-Transfer, gesichert abrufen und die Dokumente automatisch in Datev-Online übernehmen. Somit haben Sie eine einheitliche Lösung und müssen nicht mit zwei Systemen arbeiten.

Anfang 2011 wurde büroarchiv 2.1 einer Prüfung durch die unabhängige Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Audit GmbH Karlsruhe Stuttgart unterzogen. Seit 15.02.2011 ist büroarchiv auf der Grundlage von

  • GDPdU
  • AO
  • GoBS
  • BDSG
  • IDW RS FAIT 1
  • IDW RS FAIT 3
  • IDW PS 330
  • IDW PS 880

zertifiziert.

Somit wurde die Revisionssicherheit von büroarchiv offiziell bestätigt.  Auszug aus dem Prüfungsbericht der Audit GmbH: „Das von uns geprüfte Archivsystem büroarchiv 2.1 mit den im Prüfungsumfang beschriebenen Funktionen und Komponenten stellen die ordnungsmäßige Transformation der aufbewahrungspflichtigen Informationen sicher.

Sie ermöglicht bei sachgerechter Anwendung eine den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entsprechende Erfassung, Indexierung, Ablage, Abfrage und Wiedergabe von elektronischen Dokumenten. Die festgelegten Systemeinstellungen gewährleisten die sichere, dauerhafte und revisionsfähige Archivierung von Dokumenten entsprechend den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung bei Einsatz von Informationstechnologie….„

Gerne stellen wir Ihnen den vollständigen Prüfbericht zur Verfügung.

Speicherung von Dateien

Nein, eine digitale Ablage auf einem Filsystem (Ordner) ist nicht ausreichend. Seit dem 01. Januar 2017 gelten die Verordnungen der GoBD. Diese besagen, dass die Dokumente unveränderbar und nach der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist öffenbar sein müssen.

Die Dateien werden in das Langzeitarchivierungsformat PDF/A3 umgewandelt. Dieses stellt sicher, dass die Dateien unveränderbar sind. Darüber hinaus werden bei unserem System die originalen Dateien aufbewahrt und können jederzeit abgerufen werden.

Ja, Sie haben Zugriff auf Ihre Originaldateien und die umgewandelten PDF/A3-Dateien (Langzeitarchivierungsdateien).

büroarchiv kann über 150 verschieden Dateiformate speichern. Es umfasst alle Word-, Excel-, PowerPoint-, PDF-, E-Mail-, Musik-, Video- oder Bilddateiformate. Wenn Sie mit einem besonderen oder „ungewöhnlichen“ Dateiformat arbeiten, sprechen Sie uns an.

Verwaltung

Ja, Sie können als Administrator einfach per Checkbox die Benutzer und Benutzerrechte selbst verwalten.
Sie können mit Benutzerrollen und Abteilungen arbeiten.

Für den Zugriff auf das büroarchiv benötigen Sie keine zusätzliche Software. Sie können sich einfach über Ihren vorhandenen Webbrowser auf Ihrem büroarchiv einloggen. Die Webadresse, über die der Zugriff auf das büroarchiv erfolgt, ist nur durch Ihr internes Netzwerk erreichbar. Der externe Zugriff kann bei Bedarf und nach vorheriger Einrichtung über eine VPN-Verbindung erfolgen.

Einfach ausgedrückt: Genau so, wie mit Ihrer bisherigen Ablage. Der einzige Unterschied ist, dass die Dokumente elektronisch verarbeitet werden.
Zur Veranschaulichung ein Beispiel anhand einer Eingangsrechnung:

Vorgang bisher:
1. Die Rechnung kommt per Post, ein Mitarbeiter packt die Rechnung aus und setzt den Eingangsstempel (z.B. „Eingegangen am….“).
2. Die Rechnung wird dem zuständigen Mitarbeiter zur Prüfung zukommen gelassen (z.B. durch Ablage in seinen Briefkorb)
3. Der zuständige Mitarbeiter nimmt die Rechnung, prüft diese auf Richtigkeit und stempelt sie entsprechend (z.B. „Geprüft“ oder „in Ordnung“).
4. Die Rechnung wird zum Bezahlen an einen weiteren Mitarbeiter (oder an die Abteilung Buchhaltung) weitergegeben.
5. Der zuständige Mitarbeiter bezahlt die Rechnung und stempelt sie entsprechend (z.B. „Bezahlt am…“).
6. Die Rechnung wird durch den Mitarbeiter verbucht, sortiert und im Ordner abgeheftet.

Vorgang mit dem digitalen büroarchiv:
1. Die Rechnung kommt per E-Mail an Ihre Rechnungsadresse (z.B. „Rechnung@Firma.de“). büroarchiv ruft die E-Mails aus diesem Postfach automatisch ab und leitet sie digital an den zuständigen Mitarbeiter oder die zuständige Abteilung weiter.
2. Der zuständige Mitarbeiter prüft die Rechnung auf Richtigkeit und setzt einen digitalen Stempel darauf (z.B. Geprüft“ oder „in Ordnung“).
3. Die Rechnung wird zum Bezahlen an einen weiteren Mitarbeiter (oder an die Abteilung Buchhaltung) weitergeleitet.
4. Der zuständige Mitarbeiter bezahlt die Rechnung und stempelt sie erneut digital (z.B. „Bezahlt am…“).
5. Die Rechnung wird durch den Mitarbeiter verbucht und archiviert.

Nach den Inhalten der digitalen Rechnung kann bequem gesucht werden (z.B. nach Rechnungsnummer, Kundennummer, Datum, Artikelnummer, Seriennummer, etc.).

Dokumente

Nein, die Dokumente werden mittels OCR (automatische Texterkennung) vollständig verschlagwortet. Sie können nach allen Informationen, die auf dem Dokument stehen, suchen. Sie haben zusätzlich die Möglichkeit eine manuelle Verschlagwortung hinzuzufügen. Wenn Sie ein Dokument ohne Textinhalte archivieren müssen (z.B. ein Bild), werden solche Dokumente automatisch erkannt und der Eingabemaske für die manuelle Verschlagwortung hinzugefügt.

Sie können Ihre Papierdokumente mit einem Scanner oder Multifunktionsgerät direkt an Ihr büroarchiv scannen. Digitale Dokumente können auf verschiedene Weisen direkt von Ihrem PC oder Laptop in Ihr büroarchiv übernommen werden. Eingehende Dokumente als E-Mail können direkt mit der zugehörigen E-Mail-Nachricht archiviert werden.

Nein, aufgrund der Revisionssicherheit können Sie die Dokumente nicht löschen. Nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist, können Sie manuell oder automatisch einen Löschlauf starten. Alle Dokumente, deren gesetzliche Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist, können dann gelöscht werden.

Sie können Ihre Altdatenbestände nachträglich einpflegen.

E-Mails

Sie können E-Mails entweder manuell aus Ihrem Mailprogramm archivieren oder Sie nutzen die Möglichkeit eine E-Mail Adresse in einem bestimmten Zeitintervall automatisch abrufen zu lassen.

Ja, Ihr büroarchiv kann Dokumente von bis zu 10 verschiedene E-Mail Adressen abrufen (auch in unterschiedlichen Zeitintervallen).

Ja, das ist möglich. Sie haben die Möglichkeit ein Dokument direkt aus dem büroarchiv per E-Mail zu versenden. Hierfür ist es nicht notwendig das Dokument zuvor aus dem büroarchiv zu laden oder ein E-Mail Programm zu öffnen.

Sie haben außerdem die Möglichkeit eines automatischen E-Mail Versands. büroarchiv erkennt anhand eines definierten Kenners (z.B. „Mail“), dass es sich beim nachfolgenden Text um eine E-Mail Adresse handelt und versendet das entsprechende Dokument im PDF/A3 Format per E-Mail an die erkannte Adresse . Dies stellt eine bequeme Option zum Versenden von beispielsweise Ausgangsrechnungen dar.

Suche

Das büroarchiv bietet Ihnen zwei Suchmöglichkeiten: die einfache und die erweiterte Suche. Die einfache Suche nutzt man, wenn man einen eindeutigen (oder einzigartigen) Suchbegriff verwendet, wie z.B. eine Rechnungsnummer. Da diese Nummer höchstwahrscheinlich nur ein einziges Mal vorkommt, findet man das gewünschte Dokument sofort.
Die erweiterte Suche hingegen bietet die Möglichkeit einige zusätzliche Filter zu setzen. Sucht man beispielsweise eine bestimmte Auftragsbestätigung von einem Lieferanten, von der man keine genauen Angaben hat, kann man die Ergebnisse mit den vorhandenen Informationen stark einschränken. In diesem Fall könnte man als Filter nur die „Auftragsbestätigungen von Lieferanten“ setzen, einen gewünschten Zeitraum angeben und als Suchbegriff den Namen des Lieferanten verwenden. Im Ergebnis bleiben dann nur noch die eingegangen Auftragsbestätigungen des gesuchten Lieferanten im angegeben Zeitraum übrig.

Sie können nach allen Inhalten suchen (Volltextsuche) und darüber hinaus nach verschiedenen Datenfeldern, wie z.B. Notizen, Stempel, Original Dateiname, Anzeigename, Zuletzt bearbeitet von (Mitarbeiter), per E-Mail versendet, uvm.

Ja, es besteht die Möglichkeit Dokumente zu „klammern“. Dabei können Sie viele verschiedene Dateien virtuell „zusammenheften“. Alternativ kann für zusammengehörende Dokumente auch ein einheitliches Suchwort hinterlegt werden (z.B. eine Vorgangsnummer / Projektnummer).

Sicherung

Für die Datensicherung gibt es verschiedene Möglichkeiten. Sie können die Datensicherung im büroarchiv auf eine (interne oder externe) Wechselfestplatte erstellen. Die Datensicherung kann auch auf eine Netzwerkfestplatte oder direkt in eine Cloud erfolgen. Die Sicherung kann an 7 Tagen in der Woche zu 4 verschiedenen Uhrzeiten ausgeführt werden. Die Daten im Backup werden dabei mit 256 Bit verschlüsselt.

Ja, die Datensicherung sind mit 256 Bit verschlüsselt.

Die Wiederherstellung erfolgt über den Administrationsbereich und kann von Ihnen selbstständig ausgeführt werden.

Hardware

Ja, die Hardware ist für den Dauerbetrieb ausgelegt.

Das büroarchiv steht bei Ihnen im Haus. Somit bleiben Sie Herr Ihrer Daten.

Das System wird standardmäßig mit einer Speicherkapazität von 1TB ausgeliefert. Eine Erweiterung ist jederzeit möglich.

Ja, alle Administrationseinstellungen können von Ihnen verwaltet werden. Sie erhalten hierfür eine Einweisung durch unser Fachpersonal.

Wir empfehlen die Verwendung eines Dokumentenscanners. Grundsätzlich funktioniert es aber mit jedem Scanner.

Nein, Sie benötigen kein neues Multifunktionssystem. Wenn Ihr vorhandenes Multifunktionssystem in einen Netzwerkordner scannen kann, können wir das Gerät in den Workflow integrieren.

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