Dokumentenworkflow

Herausforderung der digitalen Archivierung von Unternehmensdaten

Dieses System soll Ihnen dabei helfen die Aufbewahrung von digitalen Rechnungen, Angeboten und sonstigen wichtigen Dokumenten so sicher wie möglich zu machen. Der Gesetzgeber regelt ob, wie lange und welche Daten/Dokumente in Ihrem Unternehmen aufbewahrt werden müssen. Die im Steuer- und Handelsrecht festgeschriebene Aufbewahrungsfrist gilt wenn Dokumente buchungs- oder geschäftsrelevante Daten enthalten.

Unser Archiv dient zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Daten, Dokumenten, Handelsbüchern, Buchungsbelege, Geschäftsbriefe, usw. Alle Dokumente müssen mindestens zehn Jahre aufbewahrt werden. Verträge in Ihrem Geschäftsalltag während ihrer gesamten Geltungsdauer.

Revisionssicherheit bei der Archivierung digitaler Dokumente

Revisionssicherheit betrifft das gesamte Aufbewahrungsverfahren und erfordert eine Unveränderlichkeit der Daten, eine richtige, vollständige und zeitgerechte Erfassung sowie eine nachvollziehbare Verfahrensdokumentation.

Vor allem ist eine revisionssichere Archivierung für steuerrelevante Informationen sowie für Urkunden erforderlich. Das Archivierungsverfahren muss den Eingang belegen und eine bildliche Übereinstimmung des digitalen Dokumentes mit dem Original zeigen.

Beweissicherheit bei der digitalen Archivierung

Steuer- und Handelsrechtlich ist die Aufbewahrung von Unterlagen in einem digitalen Archiv zulässig und sinnvoll. Trotzdem ist die digitale Archivierung rechtlich nicht einheitlich geregelt.

Zu einem digitalen Archiv gehören eine Protokollierung, ein passwortgeschütztes Systemumfeld, eine geschützte Datenbank, die Vergabe von Schreibrechten und die Verwendung von unveränderbaren Speichern. Unter diesen Voraussetzungen ist das Dokument beweissicher.

Erst die elektronische Signatur hebt elektronische Dokument in den Rang einer Urkunde. Sie dient auch dem Schutz vor Fälschung sowie der zweifelsfreien Feststellung der Urheberschaft.