Nachfolgend sehen Sie die wesentlichen Änderungen in den verschiedenen büroarchiv-Versionen. Dort aufgeführte Neuerungen und Programmerweiterungen (z.B. neue Module, Werkzeuge, Funktionen) sind teilweise kostenpflichtig.
Sollten Sie noch im Besitz einer älteren büroarchiv-Version sein oder nähere Informationen zur Funktionalität und Leistungsfähigkeit des Produkts haben, dann scheuen Sie sich bitte nicht, uns zu kontaktieren. Wir beraten Sie gerne.
- Neu: Eine neue Texterkennung (OCR) kennt keine monatliche Begrenzung (10.000 bzw. 25.000 Scans) der im System erfassten Dokumente/Seiten mehr. Dies spart nicht nur Kosten, sondern kann insbesondere den Aufwand bei der retrograden Erfassung von Alt-Datenbeständen erheblich reduzieren.
- Neu: Datensätze können vom Benutzer für die eigene Bearbeitung gesperrt werden, um eine gleichzeitige und konkurrierende Mehrfachbearbeitung zu verhindern.
- Neu: Sachbearbeiter können mittels einer vom System automatisch versendeten E-Mail über das Eintreffen eines neuen Sachbearbeitungsauftrages informiert werden.
- Neu: Die Aufbewahrungsdauer von Datensätzen kann künftig noch feingliedriger eingestellt werden (Jahre, Monate, Wochen, Tage).
So können auch kürzere Löschfristen als ein Jahr (z. B. vier Wochen bei eingescannten CORONA-Erfassungszetteln in der Gastronomie) problemlos eingehalten werden. - Neu: Optionale Anzeige einer Bildvorschau in der Datensatzauswahl
- Neu: Möglichkeit, die Archivdatei nachträglich mit Seitenzahlen zu versehen (Paginierung)
- Neu: Möglichkeit, ein eingestelltes Datenfeld als QR-Barcode auf die PDF/A-Datei zu stempeln
- Neu: Dokumente können auch in der Zwischenablage gedreht, aufgesplittet und verbunden werden
- Neu: Das Drehen von PDF-Dateien ist nun auch im Archiv/Suchergebnis möglich.
- Neu: Möglichkeit, in der Sachbearbeitung eine Kopie eines Datensatzes anzufertigen und an weitere Sachbearbeiter(innen)/Abteilungen zu versenden
- Neu: Einbau eines Datenfeldfilters, um einfach und schnell nach Datensätzen mit gleichen Einträgen zu suchen.
- Neu: Einführung einer einfachen Suche nach gleichen Originaldateien (Dubletten-Suche)
- Neu: Mit der Funktion „Eigenbeleg erstellen“ kann im Archiv (Suchergebnis) ein neuer Datensatz erstellt werden, ohne dass hierzu eine zuvor eingescannte und konvertierte Originaldatei erforderlich ist.
- Neu: Für im Zusatzfeld 4 gespeicherte Zahlenwerte (z. B. Rechnungsbeträge) können mathematische Informationen (Summe, Minimal-/Maximalwert, Durchschnittswert, Standardabweichung) ermittelt werden.
- Verbesserung: Die Bedienungsoberfläche hat neue Schaltflächen mit aussagekräftigen Vektor-Icons erhalten und wurde insgesamt noch übersichtlicher und benutzerfreundlicher gestaltet, ohne die bewährte und gewohnte Struktur aufzugeben.
- Verbesserung: Die Dateiverarbeitung erfolgt künftig noch schneller und stabiler. Defekte oder nicht standardkonforme Eingangsdateien werden nach Möglichkeit automatisch repariert.
- Verbesserung: Eine verbesserte Barcode-Erkennung wurde integriert. Die zu erkennenden Barcodes können vom Administrator eingestellt werden.
- Verbesserung: Möglichkeit, nicht nur die erste Seite, sondern auch Folgeseiten einer PDF-Datei zu stempeln
- Verbesserung: Die vom Benutzer wählbaren Filter zur Beschränkung der angezeigten Datensätze wurden verbessert.
- Verbesserung: Versehentlich auf dem Kopf eingescannte Dokumente müssen nicht mehr einzeln, sondern können mit einem einzigen Benutzerauftrag gedreht werden.
- Verbesserung: Die automatische Datensicherung wurde erweitert. Sie kann jetzt bis zu 8 x täglich erfolgen und ermöglicht so das Anlegen von bis zu 56 Datensicherungsinstanzen.
- Verbesserung: Der Dateitransfer kann noch detaillierter konfiguriert und individuell eingestellt werden.
- Verbesserung: Die bei einem Upgrade erforderliche Migration aus Datensicherung kann auch mittels eines im LAN gespeicherten Backups erfolgen.
- zahlreiche weitere Optimierungen…
- Neu: Die System-Migration aus Datensicherung verzichtet künftig auf einen neuen Lizenzschlüssel und damit auf eine vorherige Kontaktaufnahme mit dem Büroplan-Support. Die in der Datensicherung enthaltenen Daten der (Alt-)Lizenz werden mit allen freigeschalteten Modulen vollautomatisch in die neue Lizenz übernommen.
- Neu: Mit Hilfe des neuen Moduls AUTOSTEMPEL können künftig die gespeicherten Inhalte von max. zwei auswählbaren Datenfeldern (z.B. die Datensatz- und/oder Kundennummer) automatisch an den oberen Rand der angezeigten PDF-Datei gestempelt werden. Die Farbe dieser Stempel kann vom Administrator individuell eingestellt werden. So können Ausdrucke der Archivdatei mit in büroarchiv erfassten Metadaten versehen werden, um die Weiterverarbeitung in Papierform zu erleichtern.
- Verbesserung: Ein gesetzter Datensatz-Suchfilter bleibt auch nach Bearbeitungen des ausgewählten Datensatzes künftig bestehen und wird nicht mehr wie bisher automatisch zurückgesetzt. Ein Klick in das Suchbegriff-Eingabefeld löscht den Filtereintrag, sodass direkt mit der Eingabe eines neuen Suchbegriffs begonnen werden kann. Durch Klick auf eine neu eingeführte Schaltfläche wird der Suchfilter einfach wieder aufgehoben.
- Verbesserung: Die Schnittstelle zum Abfragen von Daten durch externe Programme (REST-API) wurde erweitert und optimiert.
- Verbesserung: Die Tools für Microsoft Office wurden erweitert und ermöglichen jetzt eine noch komfortablere Datenübergabe an büroarchiv.
- Beseitigung kleinerer Programmfehler
- Neu: Optionale Anzeige einer Bildvorschau in der Datensatzauswahl
- Neu: Einsatz eines optionalen Datensatz-Suchfilters zur Reduzierung der angezeigten Datensätze
- Neu: Auto-Reparatur häufig vorkommender Defekte/Inkonsistenten eingehender Originaldateien
- Neu: Eigenständige System-Migration aus einer vorhandenen Datensicherung (auch aus Vorgängerversionen)
- Neu: Schnelle Dateneingabe über Funktionstasten
- Neu: Übergabe von zu archivierenden Dateien per Drag & Drop (Dateiupload)
- Neu: Möglichkeit, in der Sachbearbeitung Wiedervorlagen für Abteilungen zu setzen
- Neu: Automatischer Mailversand mit mandantenbezogenen Absenderdaten
- Neu: Möglichkeit, vorgenommene Einstellungen der Datenfelder zu exportieren
- Neu: Möglichkeit, ein auf mehrere Mandanten umgestelltes System auf den Einzelbetrieb umzustellen
- Neu: Möglichkeit, ein Firmenlogo des Support-Dienstleisters hochzuladen (nur Händler/Vertriebspartner)
- Neu: Versionierung von Datensätzen in der Sachbearbeitung
- Neu: Unterstützung der neuen PDF-Version 2.0
- Neu: Unterstützung von PDF-Dateien mit integrierten E-Rechnungen (ZUGFeERD 2.1)
- Neu: Möglichkeit, den Inhalt eines eingestellten Datenfeldes automatisch auf die Archivdatei zu stempeln
- Optimierung der Benutzeroberfläche (Übersichtlichkeit, Handling, Browserunterstützung, PDF-Vorschau u.v.a.)
- Optimierung der Programmausführungsgeschwindigkeit
- Optimierung/Erweiterung der Dateiversionierung im Archiv
- Optimierung/Erweiterung der eingebauten Integritätsprüfung
- Erweiterung der integrierten Statistikfunktion
- Optimierung der Größe von Dateien im Langzeitarchivformat PDF/A
- Optimierung der Funktion, falsch herum eingescannte Originaldateien zu drehen
- Optimierung der automatischen Kombifeld-Befüllung
- Erhöhung der Programmstabilität beim Eingang korrupter/beschädigter Eingangsdateien
- Vereinfachte Eingabe der Aufbewahrungsdauer von Datensätzen
- Vorauswahl des zust. Sachbearbeiters in der Sachbearbeitung
- Optimierung des Dashboards mit System- und Statusinformationen
- Erweiterung/Optimierung der Programmierschnittstelle (REST-API)
- Erhöhung der Informationssicherheit im Hinblick auf Vertraulichkeit, Verfügbarkeit und Integrität der gespeicherten Daten
- Möglichkeit, einen kompletten Systemreset ohne Inanspruchnahme eines Supportdienstleisters durchzuführen
- Optimierung der Update-Funktionalität
- Optimierung des Export-Viewers
- Beseitigung diverser Programmfehler
büroarchiv v5.0
- Neu: Responsives Web-Design für den Betrieb auf mobilen Endgeräten (Tablet, Smartphone)
- Neu: Erweiterung der Basis-Lizenz um zusätzliche kostenfreie Module
- Neu: Integration eines Sachbearbeitungsworkflows zur automatischen Weiterleitung, Eskalation nach Ablauf eingestellter Zeiten sowie der Möglichkeit einer Mailbenachrichtigung des eingestellten Sachbearbeiters
- Neu: Automatische Zuordnung eines Ordners auf Basis gefundener Suchbegriffe im Dateitext
- Neu: Komfortsuche (Auswahl des Suchbegriffs aus einer Liste der in einem Datenfeld bereits gespeicherten Einträge)
- Neu: Regelmäßige Überprüfung des Dateibestandes auf Datenintegrität (Verhinderung unbemerkter Manipulation der Archivdateien)
- Neu: Schaffung einer Schnittstelle für externe Anwendungen (REST-API)
- Neu: Möglichkeit der einfachen De-/Aktivierung von Modulen auf Testsystemen (nur für Händler/Vertriebspartner)
- Optimierung/Erweiterung der programminternen Protokollierung
- Optimierung der automatischen Befüllung von sogen. Kombifeldern
- Optimierung der Filtereinstellungen für die Datensatzauswahl
- Optimierung der Geschwindigkeit beim Abrufen und Anzeigen von Daten
- Optimierung der Benutzeroberfläche (Darstellung und Benutzerfreundlichkeit)
- Optimierung der Volltextsuche
- Erweiterung des Dashboards um zusätzliche Informationen (z.B. zu den verbleibenden OCR-Scans)
- Erhöhung der Sicherheit (z.B. bei der Kennworteingabe)
- Beseitigung von Programmfehlern
