Digitale Archivierung – Geschäftsunterlagen in einem elektronischen Archiv aufbewahren

Digitale Archivierung wird im Laufe der Zeit immer wichtiger. Der Trend zur Digitalisierung ist klar und offensichtlich. Denn schaut man einmal in ein Büro, das noch nicht digitalisiert wurde, sieht man etliche Zettel, die herumfliegen, Unterlagen, die abgeheftet werden müssen und andere Papiergegenstände, die viel Platz wegnehmen und schlecht wiedergefunden werden.

Das so etwas möglich ist, verdanken wir den neuen technischen Möglichkeiten. Denn durch den Laptop und andere technologische Innovationen können Dokumente nun deutlich zeit- und kostensparender archiviert werden. Zusätzlich können Unterlagen deutlich schneller gefunden werden. Die digitale Archivierung bietet etliche Vorteile für alle Unternehmen. Sogar Einzelunternehmer profitieren von einer elektronischen Ablage immens.

E-M@il

Dokumente

Archiv

Workflow

Kostenersparnis

Rechtssicherheit

Einfachheit

Zeitersparnis

Umweltschutz

Sicherheitsgefühl

Vorteile der digitalen Archivierung vom Experten in Fulda, Gelnhausen, Hanau und Bad Hersfeld

 

Wie bereits erwähnt, gibt es etliche Vorteile, die deutlich für ein elektronisches Archiv in den angesprochenen Städten sprechen. Wir gehen später auf die einzelnen Einsatzmöglichkeiten genauer ein. Allerdings möchten wir Ihnen hier einmal die Vorteile eines Dokumenten-Management-Systems in Fulda, Hanau, Gelnhausen und/oder Bad Hersfeld vorstellen.

Kundenstimmen

Danke für dieses System und Ihren Service. Ich konnte meine Geschäftsprozesse extremst vereinfachen.

Ich habe noch nie so schnell ein Dokument wieder gefunden. Die Suche-Funktion ist klasse!

Geniale Suchfunktion – OCR wie sie es noch nie erlebt haben

Geniale Suchfunktion – OCR wie sie es noch nie erlebt haben

Zum einen haben Sie eine deutliche Kostenersparnis. Sie können eine unbegrenzte Anzahl an Dokumenten speichern, lagern und verwalten. Hierfür bräuchten Sie ansonsten Archivräume, Regale, Ordner mit Registern und viel Papier. All das kostet Geld. Wie viel Geld geben Sie monatlich für die Lagerung und Archivierung Ihrer Unterlagen aus? Sie können diese Kosten massiv verringern, indem Sie sich für eine digitale Archivierung entscheiden. Zusätzlich profitieren Sie von einer beachtlichen Zeitersparnis. Nicht nur der Gang ins Archiv ist nun überflüssig, sondern auch das Suchen nach Dokumenten erfolgt durch ein solches System deutlich effizienter. Sie müssen nur nach den Namen des Dokumentes suchen und können es nun beliebig bearbeiten oder weiterleiten.

Ferner sind Ihre Dokumente und Unterlagen vor Bränden, Überflutungen oder ähnliches geschützt. Da wir eine hohe Sicherheit sehr schätzen, können Ihre Daten auch nicht missbraucht werden. Das bedeutet für Sie, Ihre Unterlagen sind immer bestens aufgehoben und können weder zerstört noch missbraucht werden.

Natürlich arbeiten wir als seriöses und renommiertes Unternehmen rechtssicher. Alles wird revisions- und rechtssicher gespeichert und verwaltet. Für Fragen stehen wir Ihnen diesbezüglich immer zur Seite.
Letztlich tun Sie auch etwas für die Umwelt. Schließlich verbrauchen Sie deutlich weniger Papier und schützen dadurch die Ressourcen unserer Erde. Sie können das sogar als Marketingzweck nutzen und sich als grünes und umweltschonendes Unternehmen darstellen.

Des Weiteren ist die Nutzung eines solchen Dokumenten-Management-Systems in Fulda, Bad Hersfeld, Hanau und Gelnhausen sehr einfach. Es benötigt keine intensiven Schulungen oder ähnliches. Sie können ein solches System problemlos und ohne viel Aufwand direkt in aktuelle Geschäftsprozesse integrieren. Ihre Mitarbeiter werden es Ihnen danken und auch Sie freuen sich dadurch verstärkt über eine komfortablere Archivierung.

Technische und professionelle Lösungen für Ihren Erfolg!

Digitale Archivierung – unsere Lösung für Ihre Geschäftspapiere

Da Sie nun die Vorteile einer digitalen Archivierung kennen, wollen wir nun konkret auf die Lösungen und Möglichkeiten eingehen. Zum einen können Sie Ihre E-Mails und Dokumente mit nur wenigen Klicks automatisch archivieren lassen. Hierzu müssen Sie anfangs nur den Speicherpfad angeben. Sie können auch Unterlagen einscannen lassen, die dann vollautomatisch archiviert und gespeichert werden. Dadurch können Sie auf Ablagearbeit verzichten. Doch Sie können nicht nur aktuelle Daten, sondern ebenso Altdaten einscannen und archivieren. Diese können Sie dann schreddern lassen und die Archivräume umbauen. Nun haben Sie mehr Platz für Ihre Mitarbeiter oder können diesen einen schönen Raum anbieten. Sie können auf diesen Raum auch vollständig verzichten und sich die Ausgaben sparen.

Nachdem Sie Ihre Dokumente und Unterlagen gespeichert haben, müssen Sie diese auch wiederfinden. Schließlich könnten Sie die Daten immer noch gebrauchen oder müssen auf alte Protokolle zugreifen können. Teilweise ist auch eine Nachbearbeitung notwendig. Hier greift unser Dokumentenmanagementsystem ein. Denn dadurch können Sie nach dem notwendigen Dokument suchen.
Sie können beispielsweise nach dem Projektnamen, nach Stichwörtern oder auch nach dem Datum sowie nach Notizen suchen. Dadurch finden Sie Ihr gesuchtes Dokument immer in wenigen Sekunden und das, während Sie auf Ihrem Bürostuhl sitzen und wichtigeren Tätigkeiten nachgehen.

E-Mails müssen gesetzlich archiviert werden

Wussten Sie bereits, dass es seit dem 01.01.2017 ein Gesetz gibt, das vorschreibt, alle geschäftsrelevanten E-Mails so zu archivieren, dass diese jederzeit wiedergefunden werden können. Veraltete Unternehmen drucken die Mails deswegen aus und heften diese ab. Das braucht extrem viel Zeit und nimmt auch viele Druckerpatronen in Anspruch. Durch unsere Lösung können Sie ihre E-Mails inklusive Anhänge digitalisiert speichern und immer auf diese zugreifen.
Dadurch erfüllen Sie das Gesetz § 147 AO und § 238 HGB vorschriftsgemäß und müssen sich um rechtliche Konsequenzen nicht sorgen.

Dokumentenmanagement ermöglicht ein schnelleres arbeiten

Wir haben bereits mehrmals das Dokumentenmanagement angesprochen. Dieses System ermöglicht es Ihnen, viel effektiver und effizienter zu arbeiten. Sie können Eingangsrechnungen digital bearbeiten und diese auch mit nur einem Klick ganz einfach weiterleiten. Durch das System können Sie dem Dokument auch Notizen hinzufügen und andere Vorkehrungen treffen, sodass der Empfänger genau weiß, was er dadurch machen muss.

So ermöglichen wir ein effizienteres und schnelleres Arbeiten. Schließlich wird wichtige Post nicht im jeweiligen Postfach vergessen oder zu spät bearbeitet. Wichtige Mails, Rechnungen oder andere Post kann so sehr schnell bearbeitet werden. Zusätzlich können Sie Bearbeitungsfristen setzen. So können Sie sicherstellen, dass das Dokument auch entsprechend schnell bearbeitet wird.

Vereinfachen Sie Ihre Geschäftsprozesse

Als Unternehmen jeglicher Größe haben Sie unterschiedliche Projekte zu bearbeiten. Die Projektverwaltung ist dann nicht immer einfach und kann sehr unübersichtlich werden. Deswegen können Sie mit uns einen Workflow erstellen, wann welches Dokument wie bearbeitet werden muss. Durch solche Standardisierungsprozesse vermeiden Sie Fehler und können die Arbeitsgeschwindigkeit markant anheben. Ferner behalten Sie die Übersicht und können zielgerichteter arbeiten.

Zeitersparnis

Professionalität

Sicher

Individuell

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Digitale Archivierung – abschließende Worte

Letztlich sollte Ihnen nun klar sein, warum eine digitale Archivierung so wichtig ist. Jedes Unternehmen muss diese Aufgabe in der nächsten Zeit bewältigen. Es gibt bereits Zwischenlösungen, die aber bislang noch keine zufriedenstellende Lösung anbieten. Wir haben diese unzureichenden Lösungen so weiterentwickelt, dass wir mit Fug und Recht behaupten können, dass wir derzeit einer der besten Anbieter sind.
Mit uns haben Sie einen Experten an Ihrer Seite, mit dem Sie nichts falsch machen. Wir beraten und unterstützen Sie und helfen Ihnen, wo wir nur können. Kontaktieren Sie uns jetzt, wenn Sie in Fulda, Gelnhausen, Hanau oder Bad Hersfeld sitzen. Unser Team ist auf diese Orte spezialisiert.

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