GOBD-KONFORME VERFAHRENSDOKUMENTATION
Seit mehr als drei Jahren sind die neuen Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (kurz GoBD) in Kraft. Die Finanzverwaltung hat die Revisionssicherheit von Dateiablage-Systemen und das Vorlegen von (aktuellen!) Verfahrensdokumentationen zu neuen Prüfungsschwerpunkten erklärt.
Die Verfahrensdokumentation nach GoBD (bis 2015 GoBS) dient dazu, nachweisen zu können, dass die Anforderungen des Handelsgesetzbuches (HGB), der Abgabenordnung (AO) und den GoBD für die Erfassung, Verbuchung, Verarbeitung, Aufbewahrung und Entsorgung von Daten und Belegen erfüllt sind.
Sobald ein Unternehmen also auf eine digitale Aktenablage umsteigen will, um Papier und Lagerkosten (für die bis zu 10jährige Aufbewahrungspflicht von z.B. Finanzakten) zu sparen, benötigt es eine ‚Verfahrensdokumentation zur Digitalisierung und elektronischen Aufbewahrung von Belegen inkl. Vernichtung der Papierbelege‘. Diese muss gewissen Standards entsprechen und aktuell gehalten werden. Wenn sie aber vorhanden ist, können alle geschäftlichen Unterlagen revisionssicher elektronisch aufbewahrt werden.
Alle geschäftsrelevanten Unterlagen, die in digitaler Form aufbewahrt werden, müssen revisionssicher abgelegt sein. Revisionssicherheit schließt sichere Abläufe, die Organisation des Anwenderunternehmens, die ordnungsgemäße Nutzung, den sicheren Betrieb und den Nachweis in einer Verfahrensdokumentation ein. Wesentliches Merkmal revisionssicherer Archivsysteme ist, dass die Informationen wieder auffindbar, nachvollziehbar, unveränderbar und verfälschungssicher archiviert sind.
Geschäftsrelevante Unterlagen sind alle Unterlagen, Dateien und eMails, die Finanzdaten, Angebote, Verträge oder Absprachen zu Produkten oder Dienstleistungen enthalten.
In Ableitung der HGB-Vorschriften gelten folgende Kriterien für die Revisionssicherheit:
- Ordnungsmäßigkeit
- Vollständigkeit
- Sicherheit des Gesamtverfahrens
- Schutz vor Veränderung und Verfälschung
- Sicherung vor Verlust
- Nutzung nur durch Berechtigte
- Einhaltung der Aufbewahrungsfristen
- Dokumentation des Verfahrens
- Nachvollziehbarkeit
- Prüfbarkeit
Diese Kriterien müssen dokumentiert und die Dokumentation aktuell gehalten werden.
Ein angenehmer Nebeneffekt beim Erstellen von Verfahrensdokumentationen ist, dass die Prozesse im Unternehmen genau betrachtet werden. An der einen oder anderen Stelle führt dies zur Erkennung von Einsparungsmöglichkeiten oder der Verschlankung von Arbeitsprozessen.
Unsere Empfehlung
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